Hoje vou falar sobre como eu utilizo o “Yay! Questions” nas retrospetivas que atuo como facilitador. Porém, com a inclusão de algumas questões adicionais e um plano de ação.
Antes de seguir, é importante citar que a Yay! Questions é uma prática do Management 3.0 e que um dos objetivos, é a aprendizagem do time e das pessoas e são 2 perguntas bem simples (porém poderosas):
A primeira pergunta concentra-se em quais as melhores práticas seguidas, enquanto a última se concentra em experimentar e, em seguida, aprender. Tanto o sucesso quanto as lições aprendidas são motivos para comemorar – com o toque do sino da vitória, um aplauso ou um pedaço de bolo!
Por Management 3.0
Contexto: De Junho até Setembro de 2020 atuei como Agile Expert para ajudar uma empresa / time entregar um projeto na 1ª semana de Setembro sendo que esse time tinha sido recém criado tinha 2 meses e o escopo do projeto ainda não estava bem claro (mas a data de entrega sim).
Entrei no time com o objetivo de ajudar no entendimento e prática da agilidade mas também com uma responsabilidade de guiá-los por esse caminho sem esquecer que tínhamos uma data de entrega que não poderia mudar maneira alguma.
Missão dada é missão cumprida”
Capitão Nascimento – Filme Tropa de Elite
Entrei no time, me apresentei, comecei a conhecer às pessoas, o que faziam e também entender mais sobre o projeto e estrutura da empresa e fluxo do trabalho.
Na primeira retrospetiva (facilitada pelo Scrum Master) eu fiquei de ouvinte, tirei algumas dúvidas do time e/ou fiz algumas perguntas para entender mais o contexto da empresa e do projeto sendo que a retrospetiva foi mais um momento de “muro das lamentações” desestruturado e eu decidi fazer algo para a próxima sessão de retrospetiva.
Ao longo da 2ª sprint me aproximei mais do time, entendendo suas dores e dificuldades, mas também conversei bastante com os stakeholders, Product Owner e Scrum Master e eu propus ao SM para que eu facilitasse a próxima retrospetiva e ele concordou.
Primeiro dia antes da retrospectiva eu preparei um Board no Slices (ferramenta criada por agilistas e usada por agilistas) com 4 perguntas (sendo 2 delas do Yay! Questions) sendo que o time não sabia nada.
No início da retrospectiva eu expliquei para o time que faríamos uma dinâmica para entender alguns pontos importantes para nós como time mas também importantes para o produto, para a entrega e para a empresa e que tudo que eles escrevessem na dinâmica seria anônimo pois a ferramenta utilizada não identifica o usuário.
Acordos feitos e contexto combinado, eu abri a sessão apresentando somente a primeira questão (o slice permite expandir parte do board evitando que seja exibida outras partes do board): “O que fizemos bem?” e pedi para que eles criassem post-its com os itens que fizemos bem durante a sprint.
Passou o time box eu fiz a mesma coisa para a próxima pergunta: “O que aprendemos?” e expandi o board para que eles criassem post-its e respondessem a questão.
Naturalmente eu fiz a mesma coisa para as duas próximas questões: “Dependências, riscos e bloqueios” e “Comece a fazer”.
Antes de finalizar a retrospectiva fizemos uma sessão de Dotting Vote por pergunta e cada pessoa tinha o direito de dar 2 votos (no máximo) por pergunta e expliquei que o objetivo era de, juntos, conhecermos quais são os itens mais importantes para o time que deveríamos criar um plano de ação para a próximas sprints. E assim eles fizeram e soubemos quais eram os pontos mais importantes e priorizados por cada tipo de pergunta que respondemos.
Ao final da sessão o time ficou muito feliz e motivado pois além de tangibilizar o que fizeram bem, o que aprenderam, quais eram os itens que tinham dependências, riscos e bloqueios e o que deveriam começar a fazer, todos juntos priorizaram os itens mais importantes para trabalhar para próximas sprints.
E foi o que fizemos. Junto com o SM e o PO, atualizamos o quadro de gestão visual do time para refletir o workflow deles. Também começamos a coletar e apresentar métricas que faziam sentido para o time e empresa. Reduzimos o número de reuniões, sendo mais eficazes e objetivando os pontos que deveriam ser resolvidos. Trouxemos os stakeholders para perto do negócio e com isso, tivemos User Stories claras, objetivas e estruturadas para resolver problemas de negócios e/ou dos clientes.
Ou seja, a forma que a retrospectiva foi dinamizada, com o time respondendo perguntas simples, porém poderosas do “Yay! Questions” gerou insumos ricos e importantes para tomada de decisões e motivar o time, gerando impacto direto na entrega do que estava sendo produzido.
Após isso tivemos mais algumas retrospectivas buscando aprender com o que fizemos bem, o que fizemos mal, como podemos melhorar, utilizando técnicas e práticas de #TeamBuilding buscando sermos o time de alta performance. Ao final conseguimos entregar o projeto dentro do prazo e com mais features do que tínhamos previsto (o que foi sensacional).
Para concluir, o meu dia de trabalho envolve dar aulas ou facilitar sessões de coaching com equipes e várias vezes eu utilizo o Yai Questions! como uma prática para coletar feedback, mas para também para passar o conhecimento aos alunos e clientes, explicando o valor e o poder da utilização. Ou seja, a prática se tornou um hábito no meu dia a dia e conforme o contexto, eu faço alguns ajustes focando em “qual problema eu quero resolver”.
Espero que tenham gostado do case que partilhei com vocês e caso ainda não tenham praticado, faça essas perguntas com o seu time (ou contigo mesmo) e veja os resultados. Estou certo que vai gostar e será muito rico.
Estou feliz em poder compartilhar este caso com você. Se quiser falar mais sobre isso, estou à disposição.
Até breve
Ricardo Caldas
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