Deixa-me adivinhar…
O teu dia começou com três pedidos urgentes (seja de clientes ou de outros departamentos), um designer sobrecarregado com alterações de última hora, e aquela sensação familiar de que há demasiados pratos a girar ao mesmo tempo.
Se trabalhas numa agência, provavelmente tens 5 clientes a pedir atenção simultaneamente. Se geres um departamento in-house, tens vendas, produto e C-level todos a precisar de “pequenas coisas urgentes“.
Respira 😮💨 Não estás sozinho.
O problema não é tua equipa (nem os teus stakeholders) – é mais simples que isso: provavelmente estás a aceitar mais trabalho do que consegues entregar com qualidade.
| Desafios Diários | Impacto Real |
|---|---|
| ⚠️ Pressão de diferentes áreas do negócio ⚠️ Expectativas irrealistas de timing ⚠️ Alterações de última hora que afetam outros projetos ⚠️ Recursos limitados para pedidos crescentes | 🔻Equipa desmotivada 🔻Qualidade comprometida 🔻Projetos estratégicos atrasados 🔻Resultados abaixo do esperado |
⌚️22h47 Acabaste de receber o décimo segundo email “urgente” do dia. O Teams não pára de apitar. Esta semana tens três deadlines impossíveis. O familiar nó no estômago.
Em 2024, este cenário tornou-se tão comum que foi identificado como a principal causa de stress em equipas de marketing. Os dados são claros: cargas de trabalho desequilibradas e expectativas irrealistas não estão apenas a afetar equipas – estão a fazer com que profissionais talentosos considerem abandonar o seu trabalho.
Conheces aquela sensação de “inbox anxiety”? Aquele aperto no peito cada vez que abres o email? Não é paranoia – estudos mostram que a comunicação constante fora de horas está a ter um impacto real na saúde mental dos profissionais de marketing.
Mas existe uma solução. Já ouviste falar do 70-20-10?
Como funciona na prática?
Os 70%: o trabalho estruturado
Os 70% são as tarefas que realmente fazem a diferença: projetos estratégicos, iniciativas de médio longo prazo, campanhas estruturadas…É aqui que a magia acontece✨. São os projetos que realmente giram a roda, que geram ROI sustentável, e que constroem a marca.
Exemplos:
→ Campanhas principais de aquisição
→ Otimização de conversão
→ Projetos de automação/escala
→ Análise de dados e reporting
Os 20% – O buffer
Nos 20% entram os “urgentes” inevitáveis. Este buffer não é para emergências reais – é para os “urgentes” do dia-a-dia que sabemos que vão aparecer. Por exemplo:
Os 10% – O escudo para o verdadeiro caos
Vamos ser honestos: em marketing, os incêndios são inevitáveis. A questão não é se vão acontecer, mas quando. A diferença entre equipas que sobrevivem e equipas que prosperam está em como gerem estas situações.
Os 10% estão reservados para:
Para te facilitar a vida fiz esta arvore de decisão que te vai ajudar a perceber melhor este conceito:
Na prática isto resultaria em algo como:
| Pedido | Decisão | Justificação |
|---|---|---|
| “Site não carrega” | 10% | Perda direta de receita |
| “Bug no checkout” | 10% | Impacto imediato em vendas |
| “Crise nas redes sociais” | 10% | Dano potencial à marca |
| “Cliente VIP precisa de alteração” | 20% | Stakeholder chave, não é crise |
| “Vendas quer nova landing page” | 20% | Urgente mas não crítico |
| “CEO pediu novo relatório” | 20% | Stakeholder chave, pode esperar horas |
| “Nova campanha sazonal” | 70% | Pode ser planeada |
| “Otimização de funil” | 70% | Trabalho estratégico |
| “Atualização de blog” | 70% | Conteúdo planeado |
Podes aprofundar mais sobre este tema aqui.
A negociação eficaz não é sobre dizer “não” – é sobre apresentar escolhas e consequências de forma clara e profissional. Esta abordagem transforma confrontos em colaborações.
📌Princípios Fundamentais:
📩 Exemplo de Abordagem
Cenário: Cliente pede alteração urgente fora do scope
Atrevo-me a dizer que qualquer pessoa nesta área conhece aquela sensação de estar prestes a terminar um projeto critico e…🛎️ mais 3 urgências aparecem – e aqui vamos nós outra vez!
O verdadeiro custo das interrupções vai muito além do tempo perdido. Cada vez que o teu cérebro muda de contexto, perdes em média 23 minutos até voltares ao estado de foco anterior. Multiplica isso por 8, 10, 12 interrupções por dia…
A solução? Um sistema que já provou funcionar em dezenas de equipas: o Escudo do Caos.
Este sistema é inspirado no conceito de Chaos Engineering da Netflix para a realidade do Marketing.
O Chaos Engineering, pioneiro na Netflix, é uma metodologia que deliberadamente introduz falhas controladas para construir sistemas mais resilientes. No marketing, adaptamos este princípio para criar equipas preparadas para lidar com o inesperado.
No Marketing poderia funcionar assim:
É mais trabalho para o “guardião”? Sim. É por isso que:
No final, não se trata apenas de proteger o tempo da equipa. Trata-se de garantir que quando dizemos que algo vai ficar pronto na sexta, realmente estará pronto nessa data – sem horas extra, sem caos, sem surpresas de última hora.
Vamos ser honestos, 80% dos pedidos que te chegam são (segundo quem os pediu) prioridade máxima. Para ajudar à festa a tua inbox está cheia de pedidos novos e aparentemente tudo precisa estar pronto “para ontem” – para não variar 😶🌫️. Então, decidir qual é reeealmente a prioridade é o grande desafio de qualquer gestor de marketing.
O mindset deveria ser o seguinte:
Vamos pegar num exemplo real. Tens três projetos a competir por recursos:
Ao invés de deixares a política interna decidir, usa um sistema de pontuação objetivo e a resposta aparece sozinha:
| Critério | Campanha | Website | Feira |
|---|---|---|---|
| Impacto Financeiro (1-5) | 5 (Vendas diretas) | 2 (Indireto) | 4 (Leads) |
| Urgência Real (1-5) | 3 (Próximo mês) | 1 (Flexível) | 5 (Data fixa) |
| Complexidade (1-5) | 4 (Média) | 1 (Alta) | 3 (Baixa) |
| Total | 12 | 4 | 12 |
Agora tens dados para uma conversa diferente 😉.
Pensa na última vez que um projeto descarrilou e deste por ti a trabalhar noite fora.
Lembra-te lá se não começou com alguém a dizer “é só uma coisa rápida…” 🤔
Provavelmente estás a pensar “Devia aprender a dizer Não!” mas a chave não está em rejeitar – está em direcionar a conversa para soluções realistas. Com isso em mente, ao invés de responder “Não temos capacidade para isso agora” vais responder:
“Porque é que isto está a demorar tanto?” “Não há forma de fazer mais rápido?” “A outra agência fazia mais rápido“
Estas frases soam familiares? É aqui que os dados se tornam teus aliados. Não precisas de um sistema complexo – começa com o básico:
💡 Momento Aha: Quando apresentas estes números numa reunião, a conversa muda de “porque não podem fazer?” para “como podemos priorizar?“
Este artigo está a ficar graaandinho, então se chegaste até aqui provavelmente estás numa destas situações:
⛔️ Está na hora de fazer alguma coisa antes que tudo descarrile.
Lembras-te da última vez que tentaste implementar uma mudança de processo? Provavelmente começaste com toda a força numa segunda-feira… e na quarta já estava tudo como antes. Desta vez vai ser diferente.
O erro é tentar revolucionar tudo de uma vez. Em vez disso, vamos construir pequenas ilhas de sanidade no meio do caos.
Começa simples. Pega num caderno ou abre o bloco de notas no telemóvel. Durante esta semana vais registar:
💡 Dica: Não tentes mudar nada nesta semana. Apenas observa e documenta. Os padrões vão emergir naturalmente.
Agora que tens dados reais, é hora de implementar o teu primeiro sistema de proteção. Escolhe apenas um destes para começar:
| Sistema | Quando Usar | Exemplo de Implementação |
|---|---|---|
| Buffer de Tempo | Quando percebes que tua equipa demora 3 dias para fazer uma tarefa de 2h devido a interrupções constantes | Bloqueia 10h-12h como “Maker Time” – sem reuniões, Chat silenciado |
| Intake Process | Quando o mesmo pedido chega por email, Slack e WhatsApp, vindos de 3 pessoas diferentes | Form único com campos obrigatórios de brief e deadline |
| Gestor de Urgências | Quando a designer não consegue entregar um banner porque teve 8 “pequenas alterações urgentes” durante o dia | Rotação diária de “bombeiro” que filtra e gere todos os pedidos urgentes |
| Office Hours | Quando tua equipa perde 2h por dia a responder a “dúvidas rápidas” de outros departamentos | Slots fixos de 30min, 2x ao dia, para consultas de outras equipas |
| Focus Time | Quando aquele projeto crucial de SEO está parado há 3 semanas porque “não há tempo” | Quartas-feiras como “Deep Work Day” – só para projetos estratégicos |
| Batch Processing | Quando passas o dia aos saltos entre copy, design e análise, sem terminar nada | Reviews de copy todas as manhãs, aprovações de design à tarde |
| SLA Estruturado | Quando todo pedido vem marcado como “URGENTE!!!” em maiúsculas | Sistema de tickets com prioridades claras e tempos de resposta definidos |
| Sistema de Delegação | Quando és o gargalo da equipa porque tudo precisa da tua aprovação | Matriz que define o que cada nível pode aprovar autonomamente |
Algumas pessoas vão tentar contornar o processo. Outras vão resistir. É normal.
⏰ É hora de:
Agora tens dados de três semanas. Usa-os para contar uma história convincente. Por exemplo:
Porque vamos ser honestos: nem tudo vai correr como planeado. E está tudo bem.
1️⃣ Cenário: O Stakeholder que ignora o sistema
O confronto não leva a lado nenhum, ao invés disso documenta e mostra o impacto: “Nos últimos 5 pedidos fora do processo, perdemos em média 3h por pedido a refazer o trabalho. Posso mostrar-lhe como usar o novo sistema? Demora apenas 2 minutos.“
2️⃣ Cenário: A equipa resiste à mudança
Envolve-os na solução: “Que parte do processo atual mais vos atrapalha? Como podemos ajustar para funcionar melhor para vocês?“
Se esta mudança parece overwhelming, lembra-te que Roma não foi construída num dia, mas teve que começar em algum lado. E se mesmo assim tudo der errado? Bem, pelo menos agora tens dados para dizer “eu bem avisei!” 😉
🎖️Mais importante: tens um sistema para começar de novo, mais forte e com outra preparação.
🎯 Aprender mais (e a sério)
Se estiveres interesse em aprender novas formas de agilizar o teu trabalho dá uma espreitadela às nossas formações. Com as ferramentas e mindset certo é possível controlar o caos 😉.
Destaco a formação de Kanban System Improvement que começa já no dia 3 de Dezembro, onde, entre outras coisas vais aprender a:
Vê a agenda dos próximos cursos aqui.
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