Usando a Matriz de Competências de Equipas em uma Team Assessment

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Fala galera, tudo bem? 

Vou usar o mesmo racional do artigo anterior pressupondo que vocês já conhecem a Matriz de Competência dos Times do Management 3.0 mas caso não conheçam, partilho o artigo do Tadeu Marinho que explica a prática em um time que ele rodou a prática

Meu objetivo é trazer um case de um cliente que atendi em Portugal em 2019 e rodei a prática com 2 times de desenvolvimento.

Contexto:

Fomos contratados para fazer um Assessment Ágil (utilizando os 4 domínios da agilidade🙂  dos times de desenvolvimento, entendendo o dia a dia, pontos de melhorias, gargalos, fluxo de trabalho e outras informações adicionais para com isso, junto com o cliente falarmos de próximos passos e melhorias locais e sistêmicas.

Iniciamos os os trabalhos conversando com as equipes que o propósito da ação era entender como a empresa e os times estão organizados, como utilizaram a agilidade e juntos, fazermos melhorias para ajudá-los a serem mais efetivos (equilíbrio sobre Eficácia e Efetividade. Se quiser escutar um Podcast em Portugês sobre esse tema.

Acompanhando os times no dia a dia, surgiu a hipótese de que os times estavam “silados”, trabalhando por especialidades, que algumas tecnologias e/ou tarefas não estavam claras de quem deveria ou saberia fazê-las e que as atribuições vinham dos “middle managers”.

Como Na agilidade praticamos transparência e visibilidade, conversei com as equipes e propus uma sessão de trabalho para montarmos a Matriz de Competência dos Times e vermos o resultado e ações da sessão e eles toparam. 😉

Como fizemos a sessão? Old School mode, fizemos na parede atrás das mesas dos times!

Antes de começar a sessão expliquei a eles o que é a Matriz de Competência, para que serve, que não é para demitir ninguém e sim para termos uma visão de como estamos organizados enquanto equipe e especialidades e saber se tinham as competências necessárias para as demandas que estavam trabalhando. E que com essas informações em mãos, teríamos visibilidade do estado atual e trabalhar num plano de ação e melhorias necessárias.

Alinhamos também os níveis de competência que eles iriam utilizar no auto-assessment. Tem quem use “Shu-Ha-Ri”, tem quem use “Apprentice, Journeyman, Master” mas no nosso caso fizemos algo mais simples que foi “Júnior, Pleno e Sênior”. OBS: A decisão foi do time, e isso foi legal pois eles se auto organizaram para chegar a um consenso.

Dado que tinham entendido o propósito, conteúdo e dinâmica, os times começaram a trabalhar primeiro colando post-its das competências que eles eles têm ou deveriam ter e depois adicionando a quantidade de pessoas e em quais níveis deveriam estar por competência.

Após finalizar essa etapa, começaram a fazer o auto-assessment individualmente porém com muita troca de idéias entre eles porque quando uma pessoa se auto avaliava como Júnior (por exemplo) em uma determinada especialidade, outro membro do time se manifestava e dizia “você não é JR não, está mais para Pleno pois já sabe fazer isso, aquilo e etc”. 

Com isso, pouco a pouco eles foram montando a matriz de competência se auto avaliando mas também recebendo feedbacks do time, que ajudou a calibrar melhor os níveis de casa pessoa e por especialidade.

Qual foi o resultado final? Conforme a tabela abaixo, encontramos alguns GAPS em algumas especialidades que na visão do time, eles não tinham pessoas com a competência necessária (ainda).

Olhando esse mapa, que ação você tomaria? Simples, contratar mais pessoas com as competências e níveis que precisarmos, correto? Errouuuuuuuu (Brazilian meme)!!!!! 

Com essa informação em mãos conversei tanto com os times como com os gerentes deles para começarem a trabalhar em par e com isso, compartilhar conhecimento entre eles e capacitar as pessoas para que evoluam como profissionais, aprendendo mais sobre alguma competência nova ou sobre algo que já faz. Mesmo uma pessoa que já é Sênior em algum tema, consegue aprender mais ainda pois ensinar é uma forma de aprender, além de ter a oportunidade de ver outra pessoa desenvolver algo de uma forma diferente da sua.

Outra questão que foi legal, é que ajudou os times e gerentes a terem visibilidade de tarefas que necessitavam pessoas com mais competência em uma especialidade que o time ainda não tinha e isso poderia ser um motivo de algumas tarefas demoraram mais do que previsto, pois o time ainda tinha que aprender algo para depois desenvolver.  

Como isso ajudou os times e a empresa no dia a dia?

  • Os times começaram a trabalhar em par em algumas atividaded que tinham GAPS de competências;
  • Os times começaram a melhorar as estimativas das atividades pois tinham um melhor conhecimento do seu nível de competência para realizá-las;
  • Abriu-se um canal de conversa mais simples entre os times e gestores para juntos, decidirem quais tecnologias deveriam usar;
  • A gestão trabalhou num plano de treinamentos para capacitar os times mas também em validar se era necessário contratar alguém, caso fosse uma especialidade importante e que não desse tempo de aguardar alguma pessoa aprender até chegar no nível desejado.

Para concluir, a Matriz de Competência de Times é uma ferramenta/prática muito simples porém poderosa para dar visibilidade da do estado atual do time e ajuda na tomada de decisões, alinhadas com a estratégia da empresa e objetivos que queremos alcançar.

Estou feliz de poder compartilhar com vocês esse caso e se quiserem falar mais sobre o assunto, estou disponível.

Abraços e até a próxima.

Ricardo Caldas

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